Автоматизация x2: чем полезна интеграция HRM и PM систем

Вы можете сколько угодно планировать и просчитывать время, учитывать риски, но наступает момент, когда все идет не по плану. Особенно, в работе с запросами сотрудников.

HR/Project Manager не всегда может быстро обработать незапланированные day offs, больничные и отпуска. Тем более, если таких запросов в определенный момент становится слишком много. Помимо того, что нужно обработать эту информацию: проверить количество доступных дней у конкретного сотрудника, связаться с тимлидом и сопоставить графики других членов команды, менеджеру необходимо вручную обновлять данные в HRM/PM-системе.

А теперь представьте, если отсутствующий сотрудник задействован не в одном, а в нескольких проектах? Или таких сотрудников пару десятков/сотен?

Давайте рассмотрим такой процесс визуально. График, который расположен ниже, как раз и демонстрирует момент, когда менеджер ощущает максимальное напряжение в работе с запросами. 

График Resource Load/Resource Capacity, где красная линия — несбалансированная нагрузка, а синяя — доступность ресурса.

Как видно из графика, в момент, когда начала расти нагрузка, менеджеру стало доступно меньше временных ресурсов. Такие случаи в работе с персоналом всегда вносят напряжение и стресс в ежедневную деятельность, а еще тратят массу времени менеджера. И не только времени.

Сколько стоит незапланированное отсутствие сотрудников компаниям

По данным Circadian Technologies, компаниям, которые занимаются поиском персонала, незапланированное отсутствие сотрудника на рабочем месте может стоить примерно $3600 в год за каждого работника. Расчеты расходов включают в себя не только выплаты заработной платы, а и потерянные доходы из-за отсутствия персонала. Кроме финансовых расходов, такие незапланированные отсутствия могут: 

• снизить лояльность к компании других членов команды, которые вынуждены внепланово заменять отсутствующего работника;
• привести к срывам дедлайнов проектов;
• снизить уровень обслуживания клиентов; 
• затратить время других менеджеров.

Интеграция Epicflow и Hurma System 

Epicflow — программное обеспечение, которое позволяет управлять несколькими проектами в режиме реального времени. Это означает, что вы можете отслеживать отсутствия сотрудников на разных проектах и удобно управлять этим процессом в одной PM-системе. Такое отслеживание доступности сотрудников позволяет соблюдать дедлайны, срыв которых может привести к цепной реакции пропущенных сроков. 

А еще Epicflow автоматически рассчитывает приоритеты задач и позволяет проанализировать производительность с помощью понятных графиков.

В свою очередь, в Hurma System специалист по персоналу может получать запросы на отсутствия, удобно вести статистику по больничным, отпускам, работе из дома и выходным за свой счет.

Интеграция систем Epicflow и Hurma позволяет отслеживать все виды отсутствий и избежать моментов непредвиденной нагрузки на менеджера. Информация о пользователе из HRM-системы автоматически обновляется и в Epicflow. Как это работает?

1. Например, сотрудник запрашивает отпуск на 15 и 16 июня в системе Hurma.

2. Запрос апрувится руководством и после этого окрашивается в таблице в зеленый цвет.

3. Epicflow отправляет запрос в API системы Hurma на обновление.

4. В Epicflow фиксируется доступность сотрудника на 0 часов в дни 15 и 16 июня.

5. HR- или проджект-менеджер видит изменения в формате удобного графика 15 и 16 июня, и может соответственно реагировать.

Кейс: как HYS Enterprise использует интеграцию Epicflow с Hurma

HYS Enterprise — компания, которая специализируется на разработке программного обеспечения. Ее штат насчитывает более 100 IT-специалистов, работающих над десятками проектов. Старт каждого проекта невозможен без тщательного планирования и оценки трудозатрат, необходимых для успешного завершения проекта. Планирование и оценка в значительной степени зависят от сотрудников и их присутствия на рабочем месте.

Клиентами HYS Enterprise являются представители финансовой сферы, банковского дела, логистики, телекоммуникации. Эти бизнесы не позволяют себе несвоевременной реализации проектов и срыва дедлайнов. Именно поэтому проджект-менеджеры в HYS стараются держать все процессы под контролем.

Екатерина Мартын, руководитель проекта в HYS Enterprise, поделилась изменениями в работе с проектами, после внедрения Epicflow и Hurma:

«До интеграции процесс был довольно трудоемкий. Нужно было по каждому проекту общаться с тимлидами и смотреть по каждому члену команды, у кого на когда запланирована временная недоступность, утверждена ли она. Это занимает время:

— на общение с тимлидом и командой — по 3 минуты;
— на занесение выходных вручную — в среднем 2 минуты.

Изменения в выходных могут происходить хоть каждый день, но, предположим что обновление происходит 2 раза в неделю. Итого, если взять хотя бы 4 активных проекта, получаем:
5*2*4 = 40 минут в неделю и 40*4= 160 минут в месяц.

То есть, 2 часа 40 минут в месяц тратятся на занесение данных о выходных вручную. Эта цифра конечно вырастает, если обновлять доступность чаще и увеличивать количество проектов».

Таким образом, только один проджект-менеджер в HYS Enterprise с помощью интеграции Epicflow и Hurma сэкономил 2 часа 40 минут ежемесячно.

Необходимо ли вам объединять HRM и PM системы 

Да, если вы менеджер, который работает с сотрудниками, занятыми в нескольких проектах одновременно, или самостоятельно управляете многими проектами.

Совместная работа HRM и PM систем не только упрощает отслеживание отсутствий, а и позволяет сбалансировано распределить нагрузку и временные ресурсы вашей компании, еще больше автоматизируя работу с отсутствиями.

Как настроить интеграцию

Если вы используете систему Hurma System, свяжитесь с нашей техподдержкой или с командой Epicflow. Мы с удовольствием поможем сэкономить ваше время и деньги вашей компании!

• Hurma System
• Тайм-менеджмент